Scan Sys BV
Stand: 01.C071
Scan Sys ontwikkelt slimme software voor de geautomatiseerde verwerking van uw facturen en vrachtdocumenten. Door de jaren heen hebben wij de nodige kennis en ervaring opgedaan in de transsportsector. Wij zijn dan ook vertrouwd met alle gangbare administratieve processen, regels en systemen van deze branche. 

Onze software ImageCapture stroomlijnt niet alleen uw processen, maar integreert ook perfect met uw Transport Management Systeem en uw boekhoudpakket. Met ImageCapture bespaart u kostbare tijd op het verwerken van uw vrachtdocumenten en inkoopfacturen.

Contact

Hofweg 25
2631 XD
Nootdorp Nederland
+31 15 3102040
TwitterLinkedIn

Whitepapers

Producten en diensten

ImageCapture for Invoices

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan-en-herken-software voor de geautomatiseerde verwerking van facturen. De software automatiseert het volledige proces van verwerken, archiveren en fiatteren van uw kosten- en charterfacturen. 
ImageCapture  integreert volledig met de meest gebruikte TMS software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit uw administratie. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in uw TMS. De workflow functionaliteit van ImageCapture biedt u de mogelijkheid facturen digitaal te fiatteren. Zo automatiseert ImageCapture for Invoices het volledige verwerkingsproces van uw facturen, van binnenkomst tot aan betaling.

De vrachtbrief die in veel gevallen wordt meegezonden met de charterfactuur kan in ImageCapture separaat verwerkt worden met behulp van de module ImageCapture for Documents. Het document wordt in dit geval als bijlage aan de digitale factuur gekoppeld en daarnaast aan het digitale transportdossier gelinkt. 

De voordelen van factuurverwerking met ImageCapture op een rij

  • Geen handmatige fouten meer tijdens het boeken en een veel snellere verwerking
  • Geen papieren archief meer, documenten zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
  • Geïntegreerde koppeling met TMS
  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Wijzigen van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Matchen op inkoopposities 
  • Verwerken van kosten- en charterfacturen en vrachtdocumenten
  • Workflow via ImageCapture

ImageCapture for Documents

  • ImageCapture for Documents is gebruiksvriendelijke scanning software voor het geautomatiseerd verwerken van vrachtbrieven en diverse transportdocumenten zoals opdrachten, rittenlijsten, chauffeur- en klantdossiers. De software integreert naadloos met uw TMS en maakt bij het verwerken van de documenten gebruik van de beschikbare data in uw transportadministratie. Hierbij worden documenten automatisch opgeschoond, rechtgezet en gecontroleerd op verplichte veldinvoer. Indexering en identificatie worden eveneens automatisch uitgevoerd. 
Met behulp van de geintegreerde CSEP -functionaliteit, kunnen eigen- en van verladers afkomstige vrachtbrieven snel verwerkt worden op rit-, kenteken- of charterniveau, zonder dat de documenten handmatig geïndexeerd hoeven te worden, bijvoorbeeld door middel van barcodes. Ook biedt ImageCapture for Documents de gebruiker inzage in ontbrekende vrachtbrieven en is het mogelijk om tijdens het verwerken van de documenten, direct mutaties op paletadministraties uit te voeren en gewichten of eenheden aan te passen bij volle ladingen vervoer. Hierdoor verloopt het proces van ritafhandeling vele malen sneller en resulteert dit in eerdere gereedmelding van orders en de facturatie hiervan. 

Na verwerking in ImageCapture kunnen de documenten rechtstreeks in uw TMS worden opgevraagd op dossierniveau, of worden mee-geprint bij het aanmaken van de verkoopfactuur. De documenten kunnen daarnaast ook op internet beschikbaar gesteld worden voor track and trace doeleinden. 

Speciaal voor transportbedrijven die actief zijn in de fijnmazige distributie, is er de Runsheet module van ImageCapture waarmee manifesten automatisch op regelniveau gesplitst kunnen worden. De uitsnede kan direct gekoppeld worden aan de orderadministratie in uw TMS, of beschikbaar gesteld worden via track and trace.   

De voordelen van geautomatiseerde vrachtbriefverwerking met ImageCapture op een rij: 

  • Geen fouten meer die bij handmatige invoer kunnen ontstaan 
  • Veel snellere ritafhandeling en facturatie van orders 
  • Automatische opschoning van documenten 
  • Automatische controle, indexering en identificatie van documenten 
  • Documenten zijn altijd digitaal beschikbaar 
  • Volledige integratie met Plan & Go Manifesten opsplitsen op regelniveau met behulp van Runsheet module

Links

Hoofdmediapartner
logistiekprofs.jpg
Mediapartners